Digitale Inventarisierung

Inventur, Inventar, Inventarisierung...
Viele ähnliche Begriffe, die doch alle etwas Unterschiedliches bedeuten. Bei so viel Information kann es oft schwer sein, den Überblick zu behalten.
Die Grundbegriffe sind an sich simpel: Ein Gegenstand kann Teil des Inventars sein, den eine Firma besitzt. Der Prozess, Ihr Inventar zu erfassen, ist die Inventur einer Firma. Der Begriff Inventur kann sich nach Branche unterscheiden. In manchen Branchen (z.B. Lebensmitteleinzelhandel) versteht man unter dem Begriff die Erfassung des Umlaufvermögens. Die Inventur bezeichnet generell aber die staatlich vorgeschriebene Erfassung des Anlagevermögens eines Unternehmens.

Der Prozess sieht dabei meist ähnlich aus. Zunächst werden alle Inventare physisch von mindestens zwei Personen aufgesucht und in einer Liste mit wichtigen Eigenschaften händisch niedergeschrieben und anschließend stichprobenartig kontrolliert und entsprechend manuell angepasst werden. Bei dieser vollständigen Bestandsaufnahme zählen alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens sowie Schulden und Lasten. Darunter fallen beispielsweise Maschinen, Firmenwagen, Büromöbel, Waren, aber auch Softwarelizenzen, Forderungen an Kunden oder Verbindlichkeiten an Lieferanten. Die Auflistung all dieser Dinge nennt sich dann Inventarliste. Der Vermerk dieser Gegenstände in einer Liste nennt sich Inventarisierung.

Welche Art der Inventur man durchführen muss, hängt ganz von der Art des Unternehmens und der inneren Organisationsstruktur ab. Man unterscheidet zwischen den Folgenden:

Körperliche Inventur
Bei dieser Art von Inventur werden alle Gegenstände, wie zum Beispiel Waren, Büromöbel oder Maschinen erfasst. Anschließend werden sie gewogen, gemessen, gezählt oder geschätzt und dann in einer Inventarliste zusammengetragen. 

Buchinventur
Diese umfasst alle nicht physischen Gegenstände, wie beispielsweise Softwarelizenzen, Kontostände, Darlehen oder Verbindlichkeiten an Lieferanten.

Neben diesen beiden Inventurarten gibt es noch weitere, welche sich je nach Unternehmen mehr oder weniger eignen: 

Stichtaginventur
Diese Art ist die geläufigste Form der Inventurerstellung, wenn auch vermutlich die stressigste. Hierbei wird am letzten Tag des Geschäftstages, (+/- 10 Tage) der gesamte Bestand des Unternehmens erfasst.

Verlegte Inventur
Es besteht die Möglichkeit, die Inventur bis zu 3 Monate vor oder 2 Monate nach dem Bilanzstichtag zu machen. Hierbei muss dann allerdings der Bestand bis zum Stichtag entweder zurückgerechnet oder fortgeschrieben werden. Diese Art bietet die Möglichkeit, selbst den besten Zeitpunkt für die Inventur auszusuchen. Allerdings sind die Fortschreibung oder Rückrechnung oft mit viel Aufwand verbunden.

Permanente Inventur
Hierbei wird der Prozess auf das gesamte Geschäftsjahr ausgedehnt. Das heißt, die Erfassung der Inventur findet nicht an einem Stichtag, sondern fortlaufend statt. Dies ist jedoch nur bei permanenter Aufzeichnung aller Zu- und Abgänge erlaubt. Anders als bei der Stichtagsinventur, für welche der Betrieb oft eingestellt werden muss, um alles zu erfassen, kann dieser Prozess leicht ins Tagesgeschäft integriert werden.

Stichprobeninventur
Bei dieser Inventur wird eine repräsentative Stichprobe des Gesamtbestandes erfasst. Mithilfe mathematischer Verfahren wird daraus der Gesamtbestand ermittelt. Diese Methode spart zwar viel Zeit, bringt jedoch auch das Risiko der Ungenauigkeit mit sich.

Digitale Inventur
Hier wird jeder Gegenstand einmalig mit einer eindeutigen Kennzeichnung, einem Etikett, versehen. Mit diesem und der Verwendung eines Scanners oder Mobiltelefons + App können alle Eigenschaften darin abgerufen und aufgenommen werden. Zentral in der Inventursoftware wird alles automatisch synchronisiert und abgebildet. Bei dieser Art können leicht und jederzeit Bestände aktualisiert werden, indem das Etikett eingescannt wird. Mithilfe der RFID Technologie kann dabei noch mehr Zeit gespart werden. Lästiges Suchen von einzelnen Anlagen mithilfe einer ausgedruckten Excel-Liste ist somit Geschichte. Abweichungen werden durch die Software automatisch erkannt und angezeigt, sodass sie ganz einfach bearbeitet werden können. Durch zahlreiche Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen können dabei weitere Anpassungen je nach individuellen Bedürfnis vorgenommen werden.

Genauere Informationen zum Thema findest Du hier: Was ist eine Inventur?

Auch zur Inventarisierung gibt es viele unterschiedliche Möglichkeiten. Bis vor Kurzem war die gängigste Methode, alles in einer Excel Liste festzuhalten. Dies ist aber zeit- und ressourcenaufwendig, denn laut Gesetz müssen solche Listen unter dem Vier-Augen-Prinzip, also von zwei Mitarbeiter*innen, erstellt werden.

Zusätzlich müssen so alle Listen der verschiedenen Abteilungen einer Firma separat auf den neusten Stand gebracht werden, was viel Zettelkram bedeutet. Inzwischen geht das ganze etwas leichter, nämlich mit einer digitalen Inventur.

Es gibt viele verschiedene Inventarisierungssoftwares oft mit verschiedenen Features: Manche mit Barcode Scannern oder Smartphone Apps, manche mit Cloud Features oder In-House Lösungen.

Die 6 wichtigsten Eigenschaften

1. Intuitive Bedienung, sodass jeder die Software gern und selbsterklärend nutzen kann. Ein intuitives Design bietet dabei die Möglichkeit ohne lange Einarbeitungsphasen sofort mit Inventur zu beginnen.
   
   
2. Einfache Übersicht des Inventars mit einem guten User-Interface-Design und wichtigen Filtermöglichkeiten kann schnell auf die gesuchten Gegenstände und wichtige Informationen zugegriffen werden, ohne das ewig gesucht werden muss.
   
   
3. Schnelle Inventarerfassung, denn das Ziel ist es, Daten und Gegenstände möglichst effizient und schnell beispielsweise durch Etikettenscanner und Smartphone-Apps zu erfassen und nicht wie bisher händisch einen langen Prozess zu durchlaufen. Auch die Möglichkeit, Gegenstände im Offline-Modus, Räumen und Standorten zuzuweisen, sollte gegeben sein. 
   
   
4. Import von bestehenden Listen durch Schnittstellen, um die Daten aus verschiedenen Abteilungen und somit anderen Fokussen zentral zu erfassen und zu managen. Egal, ob es sich dabei um Daten aus anderen Systemen wie Datev, SAP oder Microsoft Excel handelt. Alle Schnittstellen unserer Software findest du hier.
   
   
5. Freie Konfiguration der Software, sodass je nach Belieben individuelle Anpassungen vorgenommen werden können und möglichst viel Freiheit und Flexibilität gegeben ist. Viele Unternehmen, welche eine Software-Lösung für die Inventur anbieten, haben dabei eine starre Benutzeroberfläche, welche nicht an die Bedürfnisse einzelner Unternehmen angepasst werden kann und wenn doch mit weiteren Kosten verbunden ist.
   
   
6. Um sich nicht nur den Kauf eines Etikettendruckers zu sparen, welcher vermutlich nur bei der Erstinventarisierung und bei neuen Gegenständen zum Einsatz kommen würde, kann durch das Angebot, Etiketten direkt vom Anbieter zu beziehen, Geld und Platz gespart werden. Außerdem kann der Anbieter durch die Expertise sowie einer großen Auswahl an Etiketten und zahlreicher Erfahrungen bei der Wahl der Etikettenart beraten und dafür sorgen, dass die richtige Entscheidung getroffen wird, welche sich individuell am besten eignet.
   
   

➡️ Erfahre, welche Eigenschaften einen guten digitalen Inventarmanager darüber hinaus noch auszeichnen.

Im Software-Markt gibt es viele verschiedene Lösung für die digitale Verwaltung von Inventaren. Diese unterscheiden sich in zwei verschiedene Arten: Cloud- und On-Premises-Lösungen. 

Wenn man sich dann für eine Inventarisierungssoftware entschieden hat, laufen die Prozesse oft ähnlich ab. Die Bedürfnisse des Unternehmens werden festgehalten, wie zum Beispiel Benutzeranzahl oder spezielle Software-Schnittpunkte. Danach wird eine Erstinventarisierung durchgeführt. Das heißt, der gesammelte Bestand des Unternehmens wird erfasst und in die Software eingetragen.

Bei der Anlageninventur und Inventarisierung handelt es sich um einen Prozess, welcher Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Inventur durchzuführen. Die Pflicht ist dabei im HGB (§§ 140 und 141 Abgabenordnung) verschriftlicht. Unternehmen müssen folglich nachweisen können, ob und wo sich angeschaffte Wirtschaftsgüter befinden.

Bei der Anlageninventur wird das gesamte Anlagevermögen des Unternehmens einbezogen. So müssen beispielsweise alle Büromöbel, Computer und Maschinen erfasst werden. Dieser Prozess ist dabei jedoch auch vorteilhaft für Unternehmen, da Fehlbestände, aber auch verlorene Gegenstände so festgestellt und der Überblick somit wiedererlangt werden kann.

Zunächst werden beim Inventarisierungsprozess alle Gegenstände im Unternehmen erfasst und mit QR-Codes oder anderen Etikettenarten versehen. Mehr über die 5 besten Etikettenarten findest du in unserem Blog.

Anschließend können die erfassten Daten mithilfe von Etiketten und eines Scanners oder einer Smartphone-App eingescannt werden. Dabei arbeiten die App und die Inventar-Software miteinander, was eine händische Übertragung von Daten überflüssig macht und somit die Effizienz stark erhöht.

Die wichtigsten Prozesse der Anlageninventur kannst Du in unserem Blog nachlesen.

Egal welche individuelle Kombination man wählt, Inventarisierungssoftwares lohnen sich in den meisten Unternehmen. Die Inventarführung ist deutlich erleichtert; Scannen, kurz tippen und alles überall aktualisiert zu haben, ist deutlich leichter, als hunderte oder tausende Listen per Hand auszufüllen und abzugleichen.

Außerdem bietet digitales Inventarmanagement Platz für moderne Arbeitsmodelle. Momentan ist Homeoffice durch die Pandemie ein höchst aktuelles Thema, aber auch schon davor haben sich mehr und mehr Menschen für Remote Working entschieden. Manche gehen sogar mit dem Trend des “Digital Nomads” mit: Ständiges umherziehen und währenddessen Vollzeit online arbeiten.

Wenn Firmeninventare das Büro verlassen, kann herkömmliche Inventurführung ziemlich kompliziert werden. Mit einem digitalem Inventarmanagementsystem wird aber auch diese Hürde gemeistert. Mit der Hilfe einer digitalen Lösung können die Inventare wie gewohnt jederzeit eingescannt werden. Bestenfalls einfach durch die Nutzung einer Smartphone-App. Dabei können alle Daten in Echtzeit zentral erfasst und bearbeitet werden, sodass Überblick geschaffen wird. Auf das aufwendige Herumschicken von Listen via Mail, welche erneut händisch übertragen werden müssen, kann somit durch die Nutzung eines digitalen Inventarmanagers verzichtet werden.

Mithilfe der Cloud-Lösung und Smartphone Apps können alle jederzeit und von überall einfach Gegenstände einscannen und in den Bestand mit aufnehmen oder Veränderungen vermerken. Dies ermöglicht vor allem auch einen einheitlichen, leichten Überblick darüber, wo sich das Firmeninventar momentan befindet. Gegebenenfalls können Kolleg:innen so auch leichter Firmengegenstände untereinander tauschen, wenn sie sich zum Beispiel ein Headset für eine digitale Konferenz ausleihen, einen Adapter benötigen oder einen andersfarbigen Bürostuhl haben wollen. 

Lies in unserem Blog, wie digitale Inventar-Manager das Home-Office erleichtern.

Die Einführung von nachhaltiger und digitaler Inventarverwaltung ist mit Kosten verbunden. Häufig gibt es aber Möglichkeiten, im Rahmen von Fördermitteln oder Förderprogrammen die Kosten deutlich zu reduzieren. Solche Programme gibt es auf EU-, Bundes- und Länder-Ebene. Die öffentlichen Einrichtungen verfolgen damit das Ziel, die ansässigen Unternehmen dabei zu unterstützen, Wettbewerbsvorteile zu erlangen, generell zu wachsen, aber auch verantwortungsbewusst mit Ressourcen umzugehen.

Der digitale Inventarmanager von seventhings ist die Lösung, um dein Inventar nachhaltig zu verwalten. Denn dank digitaler Inventarisierung erfährst du folgende Vorteile, welche gleichzeitig auch Möglichkeiten zur Förderung bieten, indem sie dein Unternehmen digitalisieren und gleichzeitig nachhaltiger machen:

• Du hast einen genauen Überblick, WELCHE Gegenstände sich WO befinden, WER sie nutzt und in WELCHEM Zustand diese sind.
• Alle Daten zu jedem Gegenstand kannst du an EINEM Ort speichern: In der seventhings Cloud.
• Der Inventarmanager ist für alle Abteilungen geeignet: sowohl die Buchhaltung als auch die IT, die Einkaufsabteilung - einfach alle, die mit Inventar in Berührung kommen, können mit dem smarten Inventar-Manager von seventhings arbeiten.
• Wenn du die Daten zu allen Inventargegenständen gut pflegst, kannst du innerhalb kurzer Zeit erkennen, welche Geräte oder welches Mobiliar für dein Unternehmen effektiver oder reparaturanfälliger ist oder wie effizient der Einsatz von spezifischem Inventar ist. 

Arten von Förderungen

Dabei gibt es verschiedene Arten der Förderung. Zum einen gibt es nicht rückzahlbare Zuschüsse, bei welchen die Gelder nicht zurückgezahlt werden müssen.

Des Weiteren gibt es Förderungen in Form von Darlehen, wo der erhaltene Betrag vollständig zurückgezahlt werden muss. Die Tilgung, welche auch fristlos möglich ist, beginnt dabei verzögert und die Zinsen sind sehr niedrig.

Garantien und Bürgerschaften stellen auch eine Art der Förderung dar. Hierbei können Vorhaben mithilfe von Fremdkapital in Form von Krediten ermöglicht werden. Problem hierbei können nötige Sicherheiten sein, welche Banken benötigten, um Kapital zur Verfügung zu stellen. Hierfür gibt es jedoch auch Programme, mit welchen der Staat und die Länder für die Sicherheit bürgen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, Förderungen mithilfe von Beteiligungen und Wagniskapital zu ermöglichen. Bund und Länder können dabei Unternehmen mit verschiedenen Beteiligungsformen unterstützen. Dabei werden oftmals im Austausch gegen Unternehmensanteile Gelder zur Verfügung gestellt.

Ablauf von Förderungen

Förderungen beginnen nicht mit dem Ausfüllen des Antrags und enden auch nicht mit der Auszahlung der Fördermittel. Den bereits vor Antragsstellung sind einige Wege zu gehen und Kontakte zu knüpfen. Auch nach Ablauf der Förderung musst nachgewiesen werden, dass die Fördermittel zweckgebunden eingesetzt wurden.

Der Ablauf startet dabei mit der Planung & Vorbereitung. Dabei sollte das Investitionsvorhaben so geplant werden, dass möglichst mitgedacht wird, um offen zu sein und auf die spezifischen Förderungsprogramme zu passen. Dabei reicht bereits eine grobe Kostenschätzung sowie eine grobe Vorhabensbeschreibung.

Im nächsten Schritt, der Partner:innensuche und Kontaktaufnahme zur Klärung der Finanzierung ist es wichtig, sich Informationen einzuholen, wer das geplante Vorhaben unterstützen könnte. Dabei gibt es in zahlreichen Banken die entsprechenden Ansprechpartner:innen, welche Finanzierungsmöglichkeiten mit dir besprechen können und meist auch über gute Kontakte verfügen, die dir weiterhelfen können. Mehr Gespräche bringen in diesem Fall auch meist mehr.

Mit dem bereits gesammelten Wissen können nun die Vorhaben konkretisiert werden. Hierbei sollte ein Konzept des Vorhabens entwickelt werden und ein Zeitplan aufgestellt und die Entscheidung zur Finanzierung getroffen werden.

Folglich kommt es zur Beantragung der Fördermittel. Dabei solltest du auf Exaktheit achten, da seitens der Fördermittelgebenden die Anträge sehr genau geprüft werden. Auch Fristen sollten beachtet werden. Hierbei ist es ratsam, alle Dokumente noch einmal von Kolleg:innen prüfen zu lassen.

Anschließend kommt es nach Bewilligung des Antrags zur Durchführung des Vorhabens. Dabei sollte man sich möglichst von Anfang an am vorhandenen Vorhabensplan orientieren und die Durchführung sehr genau dokumentieren und dabei vor allem die Dokumentationspflichten beachten.

Auszahlung oder Tilgung: Je nach gewählten Förderprogramm bekommt man die Gelder vor dem Vorhaben und muss anschließend nachweisen, dass alles zweckgebunden investiert wurde, oder man bekommt die Finanzierung rückwirkend nach der Durchführung des Vorhabens.

Das wohl Entscheidendste bei einer Förderung ist, dass man die Fördermittel nach Erhalt auch tatsächlich behalten kann und keine ungeplanten Rückzahlungen bewerkstelligen muss. Hierzu ist es ratsam, alles detailgetreu nachweisen zu können und das Vorhaben exakt nach Plan durchgeführt zu haben. Das ist auch nach Abschluss des Projekts wichtig. Es muss alles klar sein, sodass das Vorhaben auch für die Fördermittel- und Kapitalgebenden sauber abgeschlossen ist.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Arten von Fördermitteln und wie die Beantragung abläuft, erfährst Du in unserem Blog.